Bromas de Adultos, Leyes para escribir un buen informe

Hoy los propongo una nueva acceso basada en mi producto ?También hay vida en el planeta Burocracia? que podéis descubrir en ?ArtículosDivertidos?. Ley común de la extensión de un informe o ley del bostezo Enunciado: A gran extensión de un informe medida en número de páginas menor es la posibilidad de que alguien lo lea Justificación: Es evidente que cuanto más largo es un informe más difícil es de leer. Me ha tocado leer informes tediosos, largos, de os que inducen al bostezo y supongo que sdeterminados también habré hecho yo, quién esté abierta de culpa que tire la primera piedra. Y aquí nos encontramos con un tema porque hay informes cuyo tema u objeto no es sencillo de resumir, pero hay otros que si se resumen pierden mucha información. Por lo tanto, como en tantas otras cosas, la búsqueda de la extensión apropiada para un informe es una cuestión de equilibrio entre diversos agentes como es el asunto, el destinatario al que va dirigido y el nivel técnico requerido entre otros. Ahora bien si que hay técnicas que facultan realizar más sencillo la lectura de un informe, por ejemplo, técnicas vinculadas con el formato del documento. Como un tipo de letra suficientemente grande, un buen dimensión es de 11 o 12 puntos. Que la fuente de caracteres sea inteligible ? ni ?monotipe cursiva?, ni ?élfico?, ni ?Klingon? están recomendados a tal fin -, y es buena tradición separar os párrafos con un renglón vacío. Si eres, como yo, de os que vive en esa maravillosa prisión que es la idioma castellana y te toca realizar un informe en inglés, situación cada vez más común, no intentes escribirlo en español y traducirlo ? a no ser que cuentes con un servicio de traducción ? , inténtalo escribir directamente en ese pérfido idioma y ayúdate de dispositivos como el traductor de Google que cada vez es mejor. El otro día por un momento pensé que tenía un traductor humano en línea y le puse trampas, le insulté y no se cabreó, se limitó a traducir os improperios, fuese mi captcha particular. que no eres un catedrático de lenguas muertas -, es mejor dejarse de latinajos e ir al castellano puro y decir "currículos". Creo que está diáfano lo que quiero decir, ¿no?. La práctica que, según mi experiencia personal, mejor fruto da es crear un núcleo del informe de pocas páginas, directo, conciso y lo más diáfano probable y colocar el resto de la información adicional, específica y de gran peso técnico en apéndices separados. Esto hace que - dependiendo del nivel técnico, de comprensión, de interés y de tiempo del lector - éste se dirija a lo que más le interesa. De esta forma el muy interesado y con conocimientos acabará leyendo hasta os apéndices y el menos interesado y con prisa leerá el núcleo del informe. Ley de la extensión de un informe en función del destinatario del mismo Pronunciado El número de páginas de un informe debe ser inversamente proporcional al nivel jerárquico del destinatario. Justificación Puede haber jefes buenos y malos, guapos y feos, competentes e incompetentes pero, en común tienen o aparentan tener muy escaso tiempo, por lo tanto, un informe largo les produce un primer rechazo. El primer gesto que veis en tu jefe cuando le entregas un informe es cómo repasa con el pulgar las hojas en una comprobación rápida de la extensión del mismo y según veas su rostro sabrás su primera impresión al respecto. En segundo lugar, conforme vas subiendo en la escala jerárquica el perfil de las personas es menos particular y más generalista, un informe muy especializado provoca urticaria mental en el directivo. A tu jefe inmediato, que probablemente es colega tuyo de profesión, puedes ? es más si es competente es muy probable que te lo exija ? profundidad y alternativas, pero el directivo agradece concisión y claridad, para poder beber decisiones sin ser entendidos en la especialidad de que se trate. El informe perfecto para el directivo es aquel que de manera escaso extensa, bien documentado, con argumentos sólidos, recomienda una solución con tanta exactitud que hasta coge la decisión final por él. Por cierto, jamás hagas un informe perfecto porque si vienen mal dadas ya tendrá a quien echar la culpa, haz un informe bueno ? como decía un mayor jefe que tuve ?lo mejor es enemigo de lo bueno? ? con algúnas opciones de solución. Ley común del destinatario de un documento Enunciado: A la hora de redactar cualquier tipo de documento se debe pensar en quién va a ser su destinatario Justificación: Bien, esta es una generalización de las leyes anteriores, en las que hemos visto cómo una propiedad de os informes, su longitud, está influida por el destinatario final del mismo, pero ? en verdad ? todas las características de un informe están algunas por quién es el que va a leerlo. Un escritor de cuentos infantiles mientra escribe no puede abandonar de pensar, en ningún momento, a qué público se dirige, es más, debe ir más allá y pensar que muy probablemente habrá padres que lean el cuento a sus hijos, despues también debe pensar en ellos. Debe escribir sobre hadas, príncipes azules, princesas rosas y dragones buenos, pero también debe tener en cuenta os apariencias educativos del cuento siguiendo os parámetros socioculturales del momento. Es curioso ver que os cuentos del siglo XVIII y XIX tenían terribles castigos a os niños protagonistas cuando no hacían lo que debían ? en un ambiente histórico de gran severidad educativa ?. Os cuentos de hoy son más joviales y permisivos con las tradiciones ? en un ambiente social mucho más tolerante-. Esto que es válido para os cuentos infantiles, la novela y la literatura en general, no es menos válido para os informes profesionales en organizaciones burocráticas. Se tiene que pensar en el destinatario final y en todos os probables lectores que puede tener el informe, jamás se sabe en qué manos puede caer. Por lo tanto tiene que ser moderado no tanto en las apreciaciónes que se hagan como en el tono de felicidades apreciaciónes y debe estar empapado en la cultura particular de la organización en la que se trabaja. Y tiene que estar fundamentado, basado en cifras y datos, con una argumentación clara y unas conclusiones meditadas. Una vez, en el siglo pasado, mi organización me envió a un grupo de esfuerzo en Bruselas. El grupo, llevaba ya seis meses trabajando. Me entregaron toda la documentación que habían redactado en sus reuniones anteriores, algo así como un archivador de os grandes, y me dijeron: ? el viernes tienes reunión ?, esto era un lunes. Así que dejé todo lo que tenía entre manos, como mi despacho entonces era multitudinario, me encerré en una sala que casi nadie frecuentaba, al lado de una fotocopiadora estropeada y cajas de folios apiladas, y me puse a estudiar toda la documentación. El día de la reunión, tomé notas, intenté enterarme de lo que pude. Por supuesto, no abrí la boca ni para decir hola, lo único que dije a modo de saludo cuando el presidente de turno ? un británico ? nos dio la mano al comenzar la reunión fuese un ?mítiu? en contestación a su educado ? nice to meet you Al lunes siguiente, en la misma sala de la fotocopiadora estropeada, hice un informe. Y acerté, como podréis suponer no los voy a contar un fracaso, acerté porque el informe fuese claro, casi básico, y corto, sólo página y media. Tan sólo decía para qué servía el grupo de trabajo, resumía qué es lo que se había hecho hasta ese momento y argumentaba por qué era una solemne tontería que vuestra organización asistiera a ese grupo de trabajo. Jamás se ha de iniciar a realizar un informe escribiendo directamente sobre la hoja, por muy sencillo que sea el objeto del mismo. Conviene pensarlo antes. Yo me ayudo de esquemas como os mapas mentales para no dejarme ninguno de os temas que quiero tratar y me hago determinado tipo de gráfico sobre os senderos que puede seguir el informe dentro de la organización para ver quienes pueden ser os lectores. No tardas ni quince minutos en realizarlo y puede ahorrarte dificultades en el futuro, inclusive recibir cierta felicitación que no te esperabas cuando estas bebiendo notas, procurando no dejarte nada de lo dicho, porque te va a tocar redactar el acta. Author: Juan Carlos B. M.